Единая система электронного документооборота

О КОМПАНИИ
Курский завод ОАО «Электроаппарат» основан 6 ноября 1945 года. С того времени предприятие является лидером по производству низковольтной аппаратуры на территории бывшего Советского Союза, стран Восточной Европы и Азии, сохраняя статус гаранта качества.
За время существования завода его продукция экспортировалась в 61 страну мира — Индию, ФРГ, Бразилию, Болгарию, Финляндию, Грецию, Румынию … «Электроаппарат» неоднократно признавался лучшим предприятием в городе и отрасли.
В современных условиях, подчас крайне неблагоприятных для развития отечественной промышленности, предприятие ищет пути укрепления своего положения, расширяя номенклатуру изделий, улучшая их качество. В декабре 2000 года ОАО «Электроаппарат» стало единственным предприятием электротехнической отрасли, завоевавшим платиновые награды в конкурсной программе «Всероссийская марка (Знак качества) XXI века», проводившегося Комитетом по встрече третьего тысячелетия, Госстандартом России при поддержке администрации президента России. Система контроля качества производимой продукции соответствует стандарту ISO 9001.

ЗАДАЧА
По мере развития производства и расширения деловых контактов перед руководством Курского электроаппаратного завода встала задача автоматизации ряда управленческих операций.
Налаживание и развитие коммерческих отношений с широким кругом потребителей и поставщиков потребовало от предприятия четкой и слаженной работы с большим количеством договоров, ускорения процесса их подготовки и согласования, контроля выполнения.
Возникла необходимость автоматизации работы с входящей и исходящей корреспонденцией, ведь то, как оперативно предприятие взаимодействует с другими юридическими лицами, характеризует его как надежного и серьезного партнера.
Реалии современного бизнеса потребовали от сотрудников завода качественно нового уровня управления, что подразумевает оперативную подготовку распоряжений, согласование планов, утверждение приказов, доведение поручений до исполнителей. Таким образом, определилась еще одна задача – автоматизировать внутренний документооборот.
Для решения этих задач руководство завода приняло решение о внедрении информационной системы, которая, в первую очередь, должна была обеспечить работу с входящими, исходящими и внутренними документами и с договорами.

РЕШЕНИЕ
По результатам исследования рынка информационных систем предприятие остановило свой выбор на системе комплексной автоматизации электронного документооборота ЭСКАДО компании Интерпроком ЛАН.
Система ЭСКАДО позволяет автоматизировать работу с входящей, исходящей, внутренней корреспонденцией. В частности, ЭСКАДО обеспечивает:
- подготовку и регистрацию документов: входящих, исходящих и всех типов внутренних (приказы, распоряжения, служебные записки, …);
- параллельное и последовательное согласование документов;
- контроль за их исполнением;
- ведение архива документов.
Следует особо отметить тот факт, что в поставку системы ЭСКАДО включены все компоненты, обеспечивающие полноценный документооборот, а так же – управление кадрами, ведение контактов со сторонними организациями, планирование и проведение мероприятий. Такой широкий спектр возможностей системы позволяет покупателю определить, выбрать и использовать необходимый ему функционал, то есть он избавлен от необходимости закупок компонент системы по отдельности.
В системе ЭСКАДО предусмотрено ведение односторонних и многосторонних договоров. Предоставляются следующие возможности:
- ведение договоров различных типов (контракт, договор, соглашение);
- возможность назначения сроков исполнения и ответственных по каждому этапу договора и по всему договору в целом;
- уведомление ответственных сотрудников о приближении срока окончания этапа или всего договора;
- создание договоров на основе шаблонов.
Такой многофункциональный состав продаваемого продукта в сочетании с оптимальной ценой обеспечивает то, что система ЭСКАДО подходит широкому кругу пользователей.
Система ЭСКАДО построена на базе мощного средства коллективной работы - IBM Lotus Domino/Notes и активно использует богатые средства этого пакета, благодаря чему предприятие может снизить затраты на автоматизацию своей деятельности. Она поставляется с открытым кодом, что позволяет покупателю при желании самостоятельно наращивать функционал системы.
«Проанализировав рынок, мы пришли к выводу, что система ЭСКАДО удовлетворяет нашим требованиям по организации документооборота и работе с договорами, при этом у нее самое оптимальное соотношение цена – качество» - сказал начальник управления информационных технологий ОАО «Электроаппарат» Евгений Вячеславович Ханыков.

ВНЕДРЕНИЕ
Изначально ОАО «Электроаппарат» приобрело лицензию на систему ЭСКАДО для 10 пользователей и установило ее в ряде структурных подразделений, в первую очередь связанных с закупками, производством и продажей готовой продукции. По мере освоения и внедрения системы предприятие приобретало лицензии для новых пользователей, число которых в настоящий момент превышает 80.
В ходе внедрения возник вопрос о проведении обучения сотрудников работе с системой, но благодаря дружественному интерфейсу ЭСКАДО и концепции единого сервиса, обеспечивающего наиболее легкую адаптацию к ней, пользователи быстро приобрели навыки работы с системой, и необходимость в обучении отпала.

РЕЗУЛЬТАТЫ
В результате внедрения ЭСКАДО Курский электроаппаратный завод ОАО «Электроаппарат» создал единую систему электронного документооборота, охватывающую все подразделения предприятия, и автоматизировал ведение договоров с поставщиками и заказчиками. Возросла исполнительская дисциплина по работе с документами, развитые средства поиска, реализованные в ЭСКАДО, позволяют быстро найти необходимый документ.
Внедрение системы ЭСКАДО позволило:

• ускорить обработку входящей корреспонденции, подготовку, согласование и отправку исходящей;
• полностью автоматизировать работу с внутренними документами: распоряжениями, приказами, служебными записками. Теперь вся подготовка и согласование внутренних документов выполняются по безбумажной технологии. Все организационное взаимодействие между подразделениями предприятия осуществляется посредством системы ЭСКАДО;
• поставить договорные работы под строгий контроль.

«Мы довольны результатами внедрения системы ЭСКАДО: возросла исполнительская дисциплина, в том числе и по части договорных работ, взаимодействие между структурными подразделениями переведено на качественно новый уровень» - сказал господин Ханыков.