Создание системы корпоративного документооборота

О КОМПАНИИ

Закрытое акционерное общество «Народный Телефон Саратов» (ЗАО «НТС») зарегистрировано в сентябре 1998 года. Его учредителями  являются ОАО «Саратовэлектросвязь» и компания «Метросвязь лтд.».
Компания входит в единую систему региональных предприятий связи, общее управление которыми осуществляется в рамках реализации государственных программ развития телекоммуникационной инфраструктуры. На сегодня  компания «Народный Телефон Саратов»  является единственным оператором сотовой связи стандарта IS-95 (технология CDMA) на территории Саратовской области. Благодаря использованию технологий цифровой беспроводной связи, компания НТС обеспечивает предприятия и жителей Саратова и Саратовской области качественной и недорогой связью. Высокая пропускная способность системы и гибкость, гарантированная секретность информации, снижение энергетических затрат - это только малая часть достоинств сотовой связи от «НТС».
Сейчас сеть ЗАО «НТС» включает в себя двенадцать базовых станций, которые обеспечивают уверенный прием сигнала во всей зоне покрытия. Число абонентов сети связи ЗАО «Народный Телефон Саратов» достигло 50 –ти тысяч.

ЗАДАЧА

Постоянный рост  и расширение сети привели к накоплению огромного количества документов, работать с которой «вручную»  было все сложнее. Циркулируя между различными службами компании, документы неизбежно искажалась, что не могло не сказаться на качестве принимаемых руководством решений. Следовало увязать документооборот подразделений в единый процесс, подчиняющийся общим нормативам и требованиям.

РЕШЕНИЕ

Специалисты службы информационных технологий и расчетов рассмотрели несколько вариантов решения. Предпочтение было отдано технологиям IBM Lotus Domino/Notes. Протестировав ряд  приложений, использующих эти технологии, остановили свой выбор на системе электронного документооборота ЭСКАДО, разработанной специалистами Интерпроком Лан. Внедрение системы ЭСКАДО не требует организационной перестройки компании, а позволяет  саму систему адаптировать к реально существующим производственным процессам.

ВНЕДРЕНИЕ

Весной 2003 началось пилотное внедрение системы в управлении ЗАО «НТС» (на 50 рабочих мест). Участвовали все основные службы предприятия: коммерческая, юридическая, техническая, служба информационных технологий и расчетов.
Интуитивно понятный интерфейс ЭСКАДО обеспечил использование системы с первого дня, функциональные возможности  стали понятны пользователям без предварительного обучения.
В ноябре было принято решение расширить использование системы ЭСКАДО до 75 пользователей.

РЕЗУЛЬТАТЫ

Положительным результатом внедрения системы ЭСКАДО в ЗАО «Народный Телефон Саратов»  руководители служб компании считают то, что для всех пользователей системы создана однородная среда работы и определены стандарты, помогающие выдержать четкую технологию работы в целом. В частности:

• формализован учет движения как входящих/исходящих, так и внутренних документов,
• выработаны схемы визирования и регистрации документов,
• налажен контроль прохождения документов,
• создан единый массив хранения.

Кроме функций поиска и извлечения документов, ЭСКАДО поддерживает режим выписки и возврата документов, контроль версий, ведение истории работы с документом, разграничение прав доступа. Улучшение взаимодействия сотрудников за счет совместного использования информации сократило неэффективные трудозатраты на создание одних и тех же документов разными людьми.

ПЕРСПЕКТИВЫ

Система управления документооборотом отражает общие управленческие процессы, потому должна все время совершенствоваться, реагируя на изменения, происходящие как в самой организации, так и в стране. Специалистами службы информационных технологий ЗАО «НТС» ведутся работы по созданию актуальных отчетных форм, согласно новым стандартам и нормативам. Полноценное использование возможностей электронной почты и Web-технологий позволит обеспечить обязательную обратную связь и, тем самым, сократить количество “повисших дел”.
После внедрения ЭСКАДО взаимодействие ЗАО “Народный Телефон Саратов” и Интерпроком Лан не закончилось. Система ЭСКАДО постоянно модернизируется и развивается с учетом пожеланий ЗАО «НТС», а новые версии системы заказчик получает через Интернет.