Подсистемы электронного документооборота и электронной почты

О РОССТАТЕ

Главная задача Федеральной службы государственной статистики - удовлетворение потребностей органов власти и управления, средств массовой информации, населения, научной общественности, коммерческих организаций и предпринимателей, международных организаций в разнообразной, объективной и полной информации. Для ее решения действует система государственной статистики, объединяющая районный, областной и федеральный уровни, а также Москву и Санкт-Петербург, а это 89 территориальных комитетов и 2,2 тысячи районных отделов. В системе Федеральной службы государственной статистики трудится в общей сложности более 20 тысяч сотрудников.

ЗАДАЧА

Четкая и слаженная совместная работа с документами, строгий контроль их исполнения, четко регламентированное делопроизводство и отлаженный документооборот, возможность быстрого поиска необходимой информации являются важными условиями эффективной деятельности организации.
Это прекрасно понимали в Росстате, когда в работы по контракту "Развитие корпоративной информационно-вычислительной системы Росстата России" была включена разработка системы электронного документооборота (СЭД).
Помимо системы СЭД в рамках контракта планировалось построить новую унифицированную систему электронной почты (СЭП), предназначенную для обмена почтовыми сообщениями между сотрудниками Росстата и с внешними пользователями.
Кроме того, как показывает практика внедрения систем автоматизации документооборота, работа СЭД неразрывно связана с системой электронной почты (СЭП), которая позволяет сделать работу пользователей с документами наиболее эффективной.
Подсистема СЭД, в частности, должна была обеспечить следующие возможности:
организация электронного документооборота в соответствии с текущими процессами обработки документов;
контроль за исполнением, прохождением и визированием документов;
создание, учет, хранение и обработка документов различных типов;
обеспечение рассылки и согласования документов между организациями, входящими в структуру Росстата;
гибкий поиск требуемого документа;
сбор статистики о работе сотрудников Росстата с документами;
ведение журналов обработки документов.
Кроме того, к обеим подсистемам (СЭП и СЭД) предъявлялись ключевые требования:
эти подсистемы должны обеспечивать взаимодействие организаций Росстата федерального уровня (Центральный Аппарат и ГМЦ) с территориальными органами и территориальных органов между собой;
следовало предусмотреть возможность централизованного администрирования этих систем;
они должны быть построены на базе программного обеспечения, доступного на рынке.

РЕШЕНИЕ

На этапе технического проектирования были определены базовые продукты, на основе которых строились подсистемы СЭП и СЭД. В качестве системы электронной почты и платформы для электронного документооборота был выбран продукт Lotus Domino/Notes компании IBM. Основными причинами его выбора стали:

• архитектура системы, ориентированная на иерархическую модель организации с удаленными подразделениями;
• развитый механизм репликаций между серверами, не требующий каналов с высокой пропускной способностью;
• наличие встроенных средств разработки приложений (в том числе – приложений документооборота);
• большой выбор приложений автоматизации документооборота на основе этой платформы и открытость кода большинства из них.

За основу системы СЭД была выбрана система «ЭСКАДО-Корпорация» компании Интерпроком ЛАН, ибо она:

• практически полностью обеспечивала требуемую функциональность, необходимо было произвести только отдельные доработки;
• не накладывает ограничений на платформу клиентской и серверной части (функционирует в тех же аппаратно-программных средах, что и Lotus Domino/Notes);
• обладает интуитивно понятным интерфейсом;
• поставляется с открытым кодом;
• имеет низкую цену.

ВНЕДРЕНИЕ

В рамках  пилотного проекта компанией ИБС при поддержке разработчика были выполнены доработки системы «ЭСКАДО-Корпорация» согласно требованиям контракта.
В частности, реализован единый адресный телефонный справочник, который обеспечивает представление структуры Росстата в виде иерархического дерева и содержит информацию о сотрудниках всех органов Росстата, где установлена подсистема СЭД. Этот справочник формируется автоматически, кроме того, благодаря средствам репликации Lotus Domino/Notes, он автоматически тиражируется по всем организациям. Каждая организация имеет возможность корректировать в нем свою структуру и общедоступную информацию о своих сотрудниках. Информация из данного справочника используется при работе в системе СЭД и при выборе адресатов в системе электронной почты.
Кроме того, произведено усовершенствование механизма согласования документов в системе «ЭСКАДО-Корпорация» с целью обеспечения возможности согласования документов между органами, входящими в структуру Росстата, согласно принятым внутренним правилам.
Разработаны специализированные отчеты по контролю исполнения документов согласно требованиям Заказчика.
Для подсистемы СЭП были определены ее конфигурация и параметры, исходя из существующей структуры Росстата, каналов передачи данных и требований к архитектуре подсистемы СЭД. Так же была продемонстрирована работа СЭП на каналах передачи данных, которые планировались к использованию в рамках работ по внедрению подсистем СЭП и СЭД.
В ходе опытной эксплуатации подсистемы СЭД и СЭП установлены в 17 органах Росстата, в том числе – в 14 территориальных организациях. Кроме того, в рамках отдельного контракта производится внедрение указанных подсистем в остальных территориальных органах Росстата, после чего число внедрений СЭД и СЭП в Росстате составит 91.
С целью наиболее быстрого и эффективного внедрения подсистем СЭП и СЭД  проведено обучение ряда сотрудников из всех организаций, входящих в структуру Росстата. В рамках этой программы обучены как пользователи подсистем СЭД и СЭП, так и специалисты  в области информационных технологий, которые должны обеспечивать функционирование указанных подсистем, их настройку и сопровождение.

РЕЗУЛЬТАТЫ

Внедрение СЭД «ЭСКАДО-Корпорация» и СЭП Lotus Domino/Notes позволяет решать  широкий спектр задач:

• построение единой системы электронного документооборота, хватывающей все органы Росстата;
• обеспечение четкого контроля исполнения документов;
• повышение эффективности управления;
• сокращение срока создания и согласования внутренних распорядительных документов;
• сокращение срока обработки документов, приходящих от других организаций;
• внедрение единой системы электронной почты, построенной на базе современных информационных технологий;
• построение на основе Lotus Domino/Notes единой, унифицированной и масштабируемой системы передачи данных между органами Росстата.

ПЕРСПЕКТИВА

В основе СЭП и СЭД Росстата заложены масштабируемые решения: Lotus Domino/Notes  и «ЭСКАДО-Корпорация», что позволяет планировать развитие этих подсистем в следующих направлениях:
создание специализированных подсистем, обеспечивающих передачу регламентированной информации средствами СЭП;
построение архива существующих бумажных документов и его интеграция с СЭД;
расширение функциональности подсистемы СЭД соответственно новым требованиям Росстата;
разработка адаптированных приложений для автоматизации деятельности различных подразделений Росстата и территориальных органов.