Организация электронного документооборота

О КОМПАНИИ
НК «РуссНефть» - недавно созданная (2002год), быстро развивающаяся компания. Сегодня «РуссНефть» - это крупное многопрофильное предприятие, занявшее ведущие позиции по добыче и переработке нефти. Инфраструктура компании представляет собой полный комплекс подразделений, предназначенных для бурения, строительства и эксплуатации скважин, для подготовки нефти к транспортировке. В состав предприятия входят структурные подразделения по транспортному обслуживанию, эксплуатации электрических сетей и сетей связи, а также подразделения по призводству нефтепродуктов. В числе потребителей продукции - промышленные и транспортные предприятия, сельскохозяйственные структуры, производители медикаментов и многие другие предприятия РФ.

ЗАДАЧА
Расширение сферы деятельности предприятия, его рост и развитие требуют усовершенствования механизмов управления и внедрения новых перспективных методов и технологий. Делопроизводство является центральным столпом системы управления любым предприятием вне зависимости от рода его деятельности.
НК «РуссНефть» столкнулась с проблемой сохранения сроков обработки документов при быстро возрастающем объеме. Относительно небольшой штат Управления делами должен обеспечивать  высокий уровнь контроля за исполнением документов.
Поэтому в НК «РуссНефть» было принято решение – проанализировать управленческие процессы, определить требования к средствам автоматизации документооборота, которые позволили бы устранить существующие несоответствия. Более того, эта система должна  быть масштабируемой и содержать средства адаптации к новым задачам бизнеса.

РЕШЕНИЕ
В качестве платформы для построения новой системы было выбрано программное обеспечение IBM Lotus Notes/Domino, являющееся мировым лидером построения систем автоматизации коллективной работы. Основой автоматизированной системы электронного делопроизводства НК «РуссНефть» была выбрана система «ЭСКАДО», разработанная компанией Интерпроком ЛАН. «Немалое значение имеет известность поставщика, его разработок и внедрений, - сказала Алевтина Геннадьевна Щербаченко, начальник Управления делами. – Система «Эскадо» хорошо зарекомендовавшая себя в нефтегазовой отрасли в большой степени соответствовала нашим требованиям: интуитивно понятный и наглядный интерфейс, наличие стандартных статистических отчетов и возможность разработки новых, простота обучения пользователей в короткие сроки, невысокие затраты на приобретение и доработку».

ВНЕДРЕНИЕ
Внедрение системы «ЭСКАДО» было проведено в четыре этапа:
анализ бизнес процессов НК «РуссНефть»;
доработка стандартной версии ЭСКАДО;
были доработаны блок прохождения документов по исполнителям, система формирования критериев поиска документов и  система доступа пользователей к документам.
проведение опытной эксплуатации системы электронного делопроизводства;
новая автоматизированная система электронного делопроизводства была установлена в Управлении делами в центральном офисе НК «РуссНефть». Обучение персонала Заказчика работе с системой проходило параллельно с проведением основных работ.
промышленная эксплуатация системы;
после проведения приемочных испытаний система переведена в промышленную эксплуатацию. Компания «РуссНефть» постепенно переходит на безбумажную технологию делопроизводства. Специалисты департамента ИТ «Интерпроком Лан» поддерживают функционирование системы, проводят консультации по телефону, выявляют и исправляют ошибки.

РЕЗУЛЬТАТЫ
Внедрение системы «ЭСКАДО» в НК «РуссНефть» позволило наладить централизованную регистрацию всей входящей корреспонденции и организационно-распорядительных документов, контроль исполнения резолюций  и определение стадии исполнения для каждого зарегистрированного документа (в том числе и за пределами Управления делами). Появилась возможность ведения регистрируемой переписки между должностными лицами внутри исполнительного аппарата, с осуществлением электронной рассылки и последующим атрибутным поиском. Ведение дел с электронными копиями делает практически невозможной утерю документов, а время поиска сократилось до нескольких секунд. Повысилась ответственность каждого исполнителя. Особо следует отметить, что внедрение системы осуществлялось без остановки реального производственного цикла НК «РуссНефть».

ПЕРСПЕКТИВЫ
Можно обозначить следующие пути развития системы электронного делопроизводства НК «РуссНефть»:
масштабирование системы, в результате которого появиться возможность использования системы всеми сотрудниками  компании;
расширение функционала системы за счет включения дополнительных модулей («Кадры», «Договора», «Проекты», «Контракты»);
внедрение документооборота в дочерних предприятиях, интеграция их в единую систему документооборота;
интеграция единой системы документооборота с действующими в компании корпоративными информационными системами;
отработка технологии электронной цифровой подписи (ЭЦП) для электронных документов, обладающих юридической силой и, как следствие, переход на безбумажную технологию.
Благодаря открытому интерфейсу системы ЭСКАДО у специалистов НК «РуссНефть» есть возможность самостоятельно дорабатывать отдельные модули, получая необходимые консультации сертифицированных специалистов Интерпроком Лан.