Внедрение автоматизированной системы документооборота

О КОМПАНИИ
Производственное объединение «Уренгойгазпром» (ныне ООО «Уренгойгазпром»), было основано 1 января 1978 года. Сегодня «Уренгойгазпром» входит в число ведущих мировых компаний по добыче и переработке углеводородного сырья и является основным добывающим предприятием ОАО «Газпром».
Располагая достаточной сырьевой базой, «Уренгойгазпром» обеспечивает более 40% общего объема добычи газа в стране. «Уренгойгазпром» представляет собой крупное многопрофильное предприятие, имеющее в своем составе 24 филиала с общей численностью работающих болей 16 тысяч человек.
В настоящее время Уренгойгазпром поддерживает деловые отношения с целым рядом ведущих компаний США, Японии, Франции, Великобритании, Финляндии, ФРГ.

ЗАДАЧА
Любое предприятие, вне зависимости от рода деятельности, на определенном этапе своего развития неизбежно сталкивается с задачей автоматизации делопроизводства, без решения которой немыслимо его дальнейшее развитие и успех в бизнесе.
ООО «Уренгойгазпром» - крупнейшее в Западной Сибири дочернее предприятие ОАО «Газпром» несколько лет назад приступило к автоматизации бизнес процессов в ряде своих подразделений. Отличительной чертой документооборота в ООО «Уренгойгазпром» является хранение и обработка большого количества графических объектов.

РЕШЕНИЕ
В качестве системы электронного делопроизводства специалистами предприятия «Уренгойгазпром» была выбрана система автоматизации документооборота ЭСКАДО, разработанная в компании Интерпроком Лан на базе IBM Lotus Domino/Notes. Компания Интерпроком Лан с 1989 года является поставщиком программного обеспечения для газовой отрасли. Платформа Lotus Domino/Notes предназначена для разработки приложений и имеет широкие возможности для работы с документами. Эти возможности, наряду с удобной и гибкой схемой обмена документами, реализованы в системе электронного документооборота ЭСКАДО. Базовая версия системы ЭСКАДО удовлетворяла потребностям ООО «Уренгойгазпром» на 80%.

ВНЕДРЕНИЕ
В процессе эксплуатации компания «Уренгойгазпром» сформулировала свои пожелания по доработке системы ЭСКАДО с учетом особенностей деятельности предприятия. Технологии, используемые в ЭСКАДО, позволили лишь за счет изменения настроек построить систему для конкретного заказчика, с учетом особенностей бизнес процессов.
В рамках сопровождения были выполнены:
· настройка прав доступа не только по типам документов, но и по отдельным полям в документе;
· адаптация этапов обработки и регистрации документов согласно схеме, сложившейся на предриятии;
· модернизация модуля работы с договорами: появилась возможность заключать многосторонние договоры, выделена роль внутренней стороны в договоре.
Работы по модернизации и сопровождению выполнялись и выполняются по «горячей линии», удаленно - без выезда представителей Интерпроком Лан в ООО «Уренгойгазпром».

РЕЗУЛЬТАТЫ
В настоящий момент система ЭСКАДО используется в канцелярии ООО «Уренгойгазпром» при работе с входящими, исходящими и внутренними документами и в юридическом отделе при работе с договорами.
Внедрение системы ЭСКАДО в ООО «Уренгойгазпром» позволило компании:
· автоматизировать все процессы обработки документов в канцелярии и работу с договорами в юридическом отделе;
· систематизировать кодировки отделов и филиалов;
· установить четкий контроль исполнения документов;
· создать и поддерживать в актуальном состоянии архив документов.
Особо следует отметить, что установка системы и ее ввод в промышленную эксплуатацию осуществлялись без остановки реального производственного цикла предприятия.
«Внедрение системы ЭСКАДО позволило нам поднять делопроизводство в ряде отделов на качественно новый уровень. Поддержка фирмы-производителя позволяет нам быть уверенными в сохранении вложенных средств» - сказал советник генерального директора ООО «Уренгойгазпром» Юрий Павлович Капишников.
Внедрение пакета ЭСКАДО в ООО «Уренгойгазпром» может служить примером перехода крупной компании на систему электронного документооборота.