Новости

• 19.дек.2019

Работа с электронными документами. Проблемы, особенности российского рынка, решения, комментарии отечественных экспертов

На вопросы ICT-онлайн отвечает руководитель отдела разработки СЭД компании «Интерпроком» Вячеслав Валышкин

Руководитель отдела разработки СЭД компании «Интерпроком» Вячеслав Валышкин

Какие существуют сложности в работе с электронными документами?

Электронный документ практически является «цифровым двойником» документа на твердом носителе. Электронные документы удобно хранить и просто искать. Поскольку электронная информация сопровождается карточкой с атрибутами, например, название, автор, дата создания, регистрационный номер и прочее, то по ним документ можно быстро найти. При этом электронные документы очень легко исправить, что практически не оставляет следов. Поэтому одним из сложных моментов при работе с документами является его аутентичность. Чтобы быть уверенным в подлинности электронных документов, используются и постоянно совершенствуются механизмы отслеживания изменений и версионности, электронные подписи и «водные» знаки, различные метки и другие способы ИТ-идентификации и защиты электронных документов. Особенно это актуально для работы с конфиденциальной информацией и юридически значимого документооборота.

Есть ли особенности, связанные с применением электронных документов, в России? В чем отличие отечественного и зарубежного опыта?

В каждой стране, несомненно, существуют свои нормативные акты по работе с тем или иным типом электронных документов, они могут дополняться отраслевыми правилами и регламентами в каждой отдельной компании. Однако, особенностями практически всех современных систем СЭД/ЕСМ является возможность быстрой настройки или кастомизации, поддержка различных языков. Некоторые сложности могут вызывать интерфейсы на иностранном языке, но это уже другая тема стратегии работы производителей программного обеспечения на глобальном рынке.

Как могут обеспечить долговременную сохранность электронных документов ваши пользователи?

В нашей системе «ЭСКАДО», которая объединяет возможности СЭД, CRM и управления продажами, можно «сбрасывать» в архив электронные документы из таких модулей системы, как «Внутренние документы», «Входящие/Исходящие документы», «Договоры». Пользователи могут сделать настройки для автоматического архивирования «не активных» документов. Чтобы задать параметры «не активных» документов, можно просто задать нужные условия, например, «документ не редактировался более 12 месяцев». Обычно различные бизнес-подразделения (отдел кадров, юридический отдел, финансы и другие) любят создавать свои базы данных и архивы документов. Поиск документов можно осуществлять как в каждой отдельной архивной базе данных, так и по нескольким базам, объединив их в группы.

Следует отметить, что усовершенствование системы хранения данных играет важную роль для уменьшения ТСО - в частности, дисковое пространство, стоимость хранения данных, операции ввода-вывода и стоимость текущей эксплуатации. В основе СЭД «ЭСКАДО» лежат технологии, которые позволяют осуществлять сжатие структуры базы данных и компрессию данных документов, а «вложения» в виде файлов можно хранить отдельно от самих документов. Вместо этого сервер с поддержкой DAOS использует единственную копию вложения в репозитории и заменяет вложение ссылкой на этот объект. Если используется кластерная система или одно и то же вложение существует в нескольких базах данных, оно сохраняется только один раз на каждый сегмент сервера, а затем множится число ссылок. Таким образом, когда вложенный файл передается нескольким пользователям одного и того же сервера, используемое дисковое пространство значительно уменьшается.