Российские системы электронных архивов
Как развиваются российские системы электронных архивов, успевают ли отечественные разработчики за потребностями заказчиков? Как влияет на этот процесс необходимость в скорейшем импортозамещении и насколько успешно законодательство способствует выполнению поставленных задач? Какие события можно ожидать в дальнейшем, будет ли путь отечественного рынка отличным от зарубежного? На эти и другие вопросы за виртуальным круглым столом ICT-Online.ru отвечает Игорь Бреус, архитектор решений компании "Интерпроком".
Как, на ваш взгляд, происходит развитие систем электронных архивов в России, успевают ли отечественные разработчики за потребностями клиентов?
Электронный архив представляет собой сегодня хранилище цифровой информации самого разного формата, а не только цифровых образов и бумажных документов. Необходимо хранить не только текстовые документы, но и широкий спектр более сложных форматов, таких как графические изображения, фото, видео, аудио. Объем такого рода контента нарастает лавинообразно. Вне всякого сомнения, что управление хранением больших объемов информации требует все более сложных решений. При этом, помимо импортозамещения, я бы отметил три ключевых вызова для ИТ при работе с электронными архивами.
Во-первых, курс на цифровизацию экономики предполагает наличие цифровых двойников практически во всех сферах деятельности – цифровые не только документы, музыка, кино, но и цифровое проектирование, оборудование, месторождения, заводы, цифровые трудовые книжки, медицинские карты и многое другое. Все они порождают не просто огромное, а гигантское количество информации, которую надо хранить в цифровом формате. И здесь требуется наращивание объемов и мощности систем хранения, а также ПО для управления. Помочь решить эту задачу могут облачные хранилища, хотя и здесь есть риски, например, блокировки работы или отсутствия интернет-соединения, без которых документы будут вне доступа. Все упирается в уровень доверия внешнему оператору, который хранит все ваши данные.
Во-вторых, при работе с электронными архивами, с одной стороны, компаниям требуется обеспечение 24х7 доступности к электронным материалам, а с другой стороны - доступ должен быть безопасным и защищенным, включая контроль за несанкционированным копированием документов. Поэтому набор инструментов, которые приходится разрабатывать и интегрировать в электронные архивы все время расширяется - от разграничения прав доступа согласно выполняемым должностным обязанностям и биометрической идентификации до инструментария, позволяющего выявлять, кем было сделано копирование конфиденциального документа, всплывшего в публичном пространстве, для принятия реактивных мер. Появляются интересные отечественные инструменты, позволяющие действовать проактивно, обеспечивая блокировку копирования документов при попытке не только скопировать файл, а даже сделать фото экрана компьютера с мобильного телефона.
В-третьих, при больших объемах хранения постоянно возрастают потребности в более быстром и интеллектуальном поиске нужной информации. Поэтому цифровые архивы должны быть оснащены все более разумными средствами для максимально быстрого поиска необходимой информации, начиная от QR-кодов до программных роботов RPA и с вектором развития, направленным в сторону машинного обучения и искусственного интеллекта. И в этом направлении компетенции российских разработчиков тоже достаточно успешно развиваются.
Насколько существенно отразились на рынке российских систем электронных архивов события этого года и необходимость в скорейшем импортозамещении?
В сложившейся ситуации внешнего санкционного давления, которая масштабно затронула нашу ИТ-отрасль, системы для построения электронных архивов не стали исключением. Широко распространенные зарубежные СХД и программное обеспечение требуют в некоторых случаях срочной замены, в других – замены в обозримой перспективе. В Реестре российского ПО список класса СЭД насчитывает более 50 наименований, в нем находится порядка 90 средств управления информационными ресурсами и основными данными (ECM, MDM). Есть из чего выбрать как малым, так и крупным предприятиям. Катализатором этого процесса являются инициативы государства по льготному налогообложению компаний, разрабатывающих отечественный софт.
Однако хотелось бы отметить, что импортозамещение необходимо рассматривать комплексно и подходить к нему взвешенно. Например, есть отечественная СЭД/ЕСМ, но разработчик не позаботился о полноценном веб-клиенте, а толстый клиент для пользователей работает под Windows, тогда импортозаместить ОС может быть очень проблематично. СЭД «ЭСКАДО» и «СУПер» от компании «Интерпроком» работают через веб-клиента, мы создали мобильные приложения и сотрудничаем с ГК «Астра» на предмет сертификации нашего прикладного ПО на совместимость с отечественной ОС Astra Linux.
Достаточно ли существующих законодательных инициатив для развития этого рынка, какие из них особенно важны? Отсутствие каких ощущается особенно остро?
Поскольку состав хранимых в электронных архивах документов и материалов очень разнообразен, то помимо общих требований в части электронной подписи, отображения бумажных документов в электронном виде, выдачи дубликатов, порядке утилизации, необходимо отдельно регламентировать работу с финансовой отчетностью, отдела кадров, проектной документацией, информации медийного пространства и широкого круга других сфер деятельности с отраслевой спецификой. Ежегодно в нормативно-правовой базе электронного документооборота (ЭДО) происходят изменения и вносится ряд новых существенных положений. Законодательных инициативы и процессы, которые они затрагивают, достаточно сложные, требующие глубокой и кропотливый проработки, взвешенного и ответственного подхода.
Например, в апреле этого года Госдума приняла в первом чтении законопроект № 1173189-7 об электронных архивах документов, регулирующий перевод в цифровой формат и хранение электронных документов и их дубликатов, который был инициирован еще в мае 2021 года. Его актуальность определяется важными факторами, такими как масштабный переход госорганов и хозяйствующих субъектов на электронный документооборот, постоянным ростом количества документов, связанной с этим необходимостью оптимизации бизнес-процессов для сокращения издержек на хранение и обработку бумажных документов, а так же повышения скорости и качества предоставления сервисов и услуг.
Какие события, по вашим прогнозам, ожидают рынок российских систем электронных архивов в ближайшее время и в более отдаленной перспективе? Будут ли эти события, изменения симметричны происходящим за рубежом, или путь развития российского рынка систем электронных архивов будет уникальным?
Основной прорыв хотелось бы увидеть в аппаратных системах, это позволило бы минимизировать объемы систем хранения и повысить быстродействие работы с хранимой информацией, чтобы все необходимые документы были буквально «на кончиках пальцев». И конечно, развитие ИИ должно открыть нам много интересных возможностей, когда можно будет осуществлять действия с электронными материалами не только при помощи голоса или программных роботов, но и с помощью мысли.
Полная версия обзора на вебсайте ICT-online: https://ict-online.ru/analytics/a215532/
